Jak złożyć wniosek o odszkodowanie za opóźniony lot i ile możesz otrzymać? Praktyczne porady dla podróżnych

15 stycznia 2025
Informacje

Wielu podróżnych doświadcza frustracji związanej z opóźnionymi lotami, często nie zdając sobie sprawy, że w określonych sytuacjach przysługuje im odszkodowanie nawet do 600 euro. W Unii Europejskiej prawa pasażerów reguluje rozporządzenie (WE) 261/2004, które wskazuje, kiedy przewoźnik musi wypłacić rekompensatę, a kiedy może się od tego uchylić.

Poniżej znajdziesz uporządkowane zasady, kwoty, warunki oraz praktyczną procedurę, jak przeprowadzić roszczenie skutecznie – także wtedy, gdy linia początkowo odmawia.

Najważniejsze informacje

  • Odszkodowanie może wynieść 250–600 EUR, zależnie od dystansu lotu.

  • Prawo do rekompensaty powstaje zwykle, gdy opóźnienie w przylocie wynosi co najmniej 3 godziny.

  • „Nadzwyczajne okoliczności” (np. ekstremalna pogoda, zamknięcie przestrzeni powietrznej) mogą wykluczyć odszkodowanie.

  • Kluczowe są dowody: rezerwacja, karta pokładowa (jeśli jest), komunikaty przewoźnika, dowód opóźnienia.

  • Terminy dochodzenia roszczeń nie są jednolite i wynikają z prawa krajowego (często kilka lat). Informacja o „12 miesiącach” nie jest uniwersalną regułą.

Ile wynosi odszkodowanie za opóźniony lot?

Wysokość odszkodowania zależy od długości trasy:

Dystans lotu | Kwota odszkodowania
Do 1500 km | 250 EUR
1500–3500 km | 400 EUR
Powyżej 3500 km | 600 EUR

Przykład: lot Kraków–Barcelona (ok. 1700 km) kwalifikuje się do progu 400 EUR, jeśli opóźnienie w przylocie wyniosło co najmniej 3 godziny.

Jakie warunki trzeba spełnić, aby otrzymać odszkodowanie?

Aby skutecznie ubiegać się o odszkodowanie, zazwyczaj muszą być spełnione te warunki:

  1. Opóźnienie w przylocie min. 3 godziny
    Liczy się czas dotarcia do portu docelowego, a nie opóźnienie w odlocie.

  2. Lot podlega rozporządzeniu (WE) 261/2004
    Najczęściej oznacza to lot:

  • startujący z UE, albo

  • lądujący w UE i obsługiwany przez przewoźnika z UE.

  1. Przyczyna opóźnienia leży po stronie przewoźnika
    Np. problemy techniczne, brak załogi, błędy operacyjne.

  2. Brak nadzwyczajnych okoliczności
    Jeżeli przewoźnik udowodni, że wystąpiły zdarzenia niezależne, może odmówić wypłaty.

Co to są nadzwyczajne okoliczności?

To zdarzenia, które są niezależne od przewoźnika i których nie dało się uniknąć mimo racjonalnych działań. Najczęściej:

  • ekstremalne warunki pogodowe,

  • zamknięcie przestrzeni powietrznej,

  • decyzje służb i władz,

  • strajki niezależne od linii (np. ATC),

  • sytuacje bezpieczeństwa.

Ważne: problemy techniczne samolotu i braki załogi zwykle nie są uznawane za nadzwyczajne okoliczności, bo należą do ryzyk operacyjnych przewoźnika.

Jak rozpocząć proces ubiegania się o odszkodowanie?

1) Zarchiwizuj dokumenty podróży

Zachowaj:

  • potwierdzenie rezerwacji / bilet,

  • kartę pokładową (jeśli była),

  • wiadomości od przewoźnika (SMS, e-mail, powiadomienia w aplikacji).

2) Zabezpiecz dowód opóźnienia

Najlepiej:

  • zdjęcie tablicy odlotów/przylotów,

  • screen z aplikacji przewoźnika,

  • potwierdzenie czasu przylotu (np. z narzędzi śledzących lot).

3) Złóż reklamację do przewoźnika

We wniosku podaj:

  • numer lotu, datę, trasę,

  • planowaną i faktyczną godzinę przylotu,

  • wyliczone opóźnienie,

  • kwotę roszczenia,

  • podstawę prawną: (WE) 261/2004,

  • listę załączników.

4) Jeśli przewoźnik odmawia – działaj dalej

Odmowa nie oznacza końca sprawy. Przejdź do odwołania i eskalacji (poniżej).

Co zrobić, gdy linia lotnicza nie wypłaca odszkodowania?

1) Przeanalizuj powód odmowy

Najczęstsze powody:

  • „nadzwyczajne okoliczności” bez szczegółów,

  • brak dokumentów,

  • kwestionowanie czasu opóźnienia w przylocie.

2) Złóż odwołanie – rzeczowo i dowodowo

W odwołaniu:

  • odnieś się do argumentów linii,

  • poproś o wskazanie konkretnej przyczyny opóźnienia (nie ogólnik),

  • dołącz dowody opóźnienia w przylocie.

3) Eskaluj sprawę

Jeśli odmowa jest utrzymywana:

  • skarga do właściwego organu (np. organ nadzoru / instytucja konsumencka),

  • droga sądowa,

  • firma zajmująca się roszczeniami (często success fee / no win no fee), jeśli nie chcesz prowadzić sporu samodzielnie.

Ile czasu masz na złożenie wniosku?

Nie ma jednej, wspólnej reguły typu „12 miesięcy”. Terminy wynikają z prawa krajowego i mogą wynosić od kilkunastu miesięcy do kilku lat. W praktyce warto złożyć roszczenie jak najszybciej, bo:

  • łatwiej zebrać dowody,

  • łatwiej odtworzyć okoliczności zdarzenia,

  • szybciej zamykasz sprawę.

Jak uniknąć problemów z dokumentacją?

Najczęstsze błędy to braki dowodowe. Żeby ich uniknąć, przygotuj:

  • rezerwację/bilet,

  • dowód opóźnienia (screen/zdjęcie/komunikat),

  • korespondencję z przewoźnikiem,

  • poprawne dane bankowe,

  • kopie dokumentów w formie cyfrowej (folder w chmurze).

Jeżeli dochodzisz także zwrotu kosztów (posiłki, nocleg, transport), dołącz rachunki i krótkie uzasadnienie, dlaczego wydatek był konieczny i racjonalny.Pytania i odpowiedzi

Czy mogę dochodzić odszkodowania, jeśli kupiłem bilet przez pośrednika?

Tak. Liczy się status pasażera i lot, a nie kanał zakupu biletu. Potrzebujesz jedynie dokumentów rezerwacji.

Co zrobić, gdy linia nie podaje przyczyny opóźnienia?

Złóż reklamację/odwołanie, żądając doprecyzowania przyczyny i przedstawienia podstaw odmowy. Jeśli nadal brak konkretów – rozważ eskalację do właściwego organu lub dalszą ścieżkę sporu.

Jakie inne rekompensaty mogą przysługiwać poza odszkodowaniem?

Możliwy jest zwrot kosztów opieki (posiłki, nocleg, transport), jeśli przewoźnik nie zapewnił świadczeń, a koszty były racjonalne i udokumentowane.

Podsumowanie

Odszkodowanie za opóźniony lot w UE może wynieść 250–600 EUR, jeśli opóźnienie w przylocie przekroczy 3 godziny i nie było spowodowane nadzwyczajnymi okolicznościami. Skuteczne dochodzenie roszczeń opiera się na dwóch filarach: precyzyjnych danych (czas przylotu) i kompletnej dokumentacji. Jeśli linia odmawia, odwołanie oparte na dowodach oraz konsekwentna eskalacja często prowadzą do wypłaty należnych środków.