Jakie dokumenty warto zachować, aby otrzymać odszkodowanie za lot

Nieplanowane opóźnienie albo odwołanie lotu potrafi wywrócić plany. W emocjach łatwo zgubić ważne drobiazgi, które później decydują o powodzeniu roszczenia. Coraz więcej osób pyta więc, jakie dowody naprawdę pomagają w uzyskaniu odszkodowania za lot.

W tym artykule znajdziesz prostą listę dokumentów i praktyczne wskazówki. Dowiesz się też, jak je gromadzić i przechowywać, aby skutecznie dochodzić swoich praw na gruncie Rozporządzenia (WE) 261/2004 i przepisów krajowych.

Jakie bilety i karty pokładowe warto zachować?

Warto zachować wszystkie dokumenty podróży dla każdego odcinka i każdego pasażera.

Najważniejsze są bilety elektroniczne, karty pokładowe w wersji papierowej i cyfrowej oraz numer rezerwacji PNR (Passenger Name Record). Przy lotach z przesiadkami potrzebna jest pełna trasa. Nie wyrzucaj też kuponów, voucherów i potwierdzeń zmian w rezerwacji. To podstawowy dowód, że miałeś prawo być na konkretnym locie i o której godzinie.

Czy potwierdzenia rezerwacji i e-maile warto zachować?

Tak. Potwierdzenia rezerwacji i cała korespondencja z linią to często klucz do sprawy.

Zachowuj e-maile z zakupem biletu, zmianami godziny odlotu, przydziałem nowego połączenia oraz komunikaty o odwołaniu lub opóźnieniu. Przydadzą się także SMS-y i powiadomienia z aplikacji. Warto mieć też potwierdzenie płatności i fakturę, jeśli została wystawiona.

Jak dokumentować opóźnienie lub odwołanie lotu na miejscu?

Liczą się dowody czasu i przyczyny zakłócenia z różnych źródeł.

Dobrym nawykiem jest zrobienie zdjęcia tablicy odlotów z widoczną godziną. Przydatne są zrzuty ekranu z aplikacji linii i lotniska. Warto zapisać nazwę lotu i terminal. Jeżeli obsługa przekazuje informacje przy bramce, zanotuj nazwiska pracowników i godzinę. Czasem możliwe jest uzyskanie krótkiego potwierdzenia od linii z powodem opóźnienia albo odwołania. Im więcej spójnych potwierdzeń, tym lepiej.

Jakie paragony i rachunki za wydatki związane z lotem zachować?

Zachowuj wszystkie uzasadnione wydatki spowodowane zakłóceniem lotu, najlepiej w oryginale.

Dotyczy to posiłków i napojów, hotelu, transportu na lotnisko i z lotniska, opłat za komunikację oraz niezbędnych zakupów przy długim oczekiwaniu. W przypadku opóźnionego bagażu trzymaj rachunki za artykuły pierwszej potrzeby. Upewnij się, że paragony są czytelne i zawierają datę, godzinę oraz nazwę sprzedawcy.

Jakie dowody uszkodzenia lub zagubienia bagażu zebrać?

Najważniejszy jest raport na lotnisku oraz pełna dokumentacja stanu bagażu.

Zgłoszenie szkody lub zagubienia wykonuje się w punkcie Lost & Found, gdzie wydawany jest raport nieprawidłowości bagażowej PIR (Property Irregularity Report). Warto zrobić zdjęcia uszkodzeń, zachować przywieszki bagażowe oraz wszelką korespondencję z linią. Przy opóźnieniu bagażu trzymaj potwierdzenie dostawy oraz rachunki za niezbędne zakupy.

Jakie dokumenty medyczne zebrać po urazie podczas podróży?

Potrzebna jest pełna dokumentacja stanu zdrowia i poniesionych kosztów.

Zachowuj karty informacyjne z wizyt, diagnozy, zalecenia, skierowania, recepty i rachunki za leczenie oraz leki. Jeśli zdarzenie miało miejsce na lotnisku lub pokładzie, poproś o raport zdarzenia od obsługi, jeśli jest dostępny. Zanotuj też świadków i okoliczności. Spójna dokumentacja medyczna ułatwia wykazanie związku z podróżą.

Jak dokumentować korespondencję i numery zgłoszeń?

Archiwizuj pełne wątki, numery spraw i daty kontaktu z każdą instytucją.

Przechowuj e-maile z linią lotniczą, potwierdzenia automatyczne, numery zgłoszeń i identyfikatory reklamacji. Rób zrzuty ekranu z formularzy i paneli klienta. Notuj daty i przebieg rozmów telefonicznych. Jeśli kierujesz sprawę do Rzecznika Praw Pasażera lub innego organu, zachowaj kopie zgłoszeń i odpowiedzi.

Jakie dokumenty są najważniejsze przy odszkodowaniu za lot?

Kluczowe są: dowód podróży, dowód zakłócenia i udokumentowane koszty.

W praktyce najczęściej decydują:

• karta pokładowa, bilet i numer rezerwacji,
• potwierdzenie opóźnienia lub odwołania z datą i godziną,
• korespondencja z linią i numery zgłoszeń,
• paragony i faktury za uzasadnione wydatki,
• raport PIR oraz zdjęcia w sprawach bagażowych,
• dokumentacja medyczna, jeśli doszło do urazu.

Jak długo przechowywać dokumenty przed złożeniem roszczenia?

Najlepiej przechowywać dokumenty do pełnego zakończenia sprawy i rozliczenia, a potem jeszcze przez okres właściwy dla przedawnienia.

Terminy przedawnienia zależą od podstawy prawnej i kraju. W praktyce bywają krótkie i liczone od dnia lotu. Warto działać szybko i zachować kopie w wersji cyfrowej. Skanuj karty pokładowe i paragony, trzymaj je w chmurze, a oryginały w bezpiecznym miejscu. Usługa działa w modelu No Win, No Fee, a prowizja wynosi 20% brutto od uzyskanej kwoty.

Podsumowanie

Dobrze zebrane dokumenty przyspieszają weryfikację roszczenia i zwiększają szanse na skuteczne działanie. To konkretne dowody, które porządkują fakty i ułatwiają komunikację z przewoźnikiem. Zadbaj o nie od razu po zakłóceniu lotu. To mały wysiłek, który realnie pomaga w odzyskaniu należnych świadczeń.